Het Personeelsdossier: waardevolle tips voor werkgevers
Een goed bijgehouden personeelsdossier is essentieel voor elke werkgever. Het dient niet alleen als juridisch vangnet, maar ook als belangrijk hulpmiddel om de prestaties, ontwikkeling en inzetbaarheid van medewerkers bij te houden. Een compleet en up-to-date personeelsdossier helpt je als werkgever om eventuele arbeidsconflicten te voorkomen en geeft een duidelijk beeld van de werkrelatie.
In dit blog leggen we je graag uit wat een personeelsdossier precies is, wat het nut ervan is en geven we je praktische tips voor een gedegen dossiervorming.
Wat is een personeelsdossier?
Een personeelsdossier bevat alle gegevens en documenten die relevant zijn voor de werkrelatie met een medewerker. Dit omvat gegevens die verzameld worden vanaf de sollicitatieprocedure tot het moment dat een medewerker uit dienst gaat. Het dossier bevat informatie over contracten, beoordelingen, verzuimregistratie, opleidingen en andere relevante zaken. Dit dossier moet niet alleen compleet zijn, maar ook voldoen aan de privacywetgeving, zoals de AVG.
Waarom is een goed personeelsdossier belangrijk?
Een zorgvuldig bijgehouden personeelsdossier heeft meerdere voordelen voor werkgevers:
Juridische bescherming: Het dossier biedt houvast in geval van conflicten of geschillen. Bij eventuele rechtszaken of ontslagzaken kan een volledig dossier doorslaggevend zijn.
Inzicht in prestaties en ontwikkeling: Het dossier geeft een overzicht van de prestaties en groeimogelijkheden van de medewerker, wat nuttig is bij beoordelingsgesprekken en persoonlijke ontwikkelplannen.
Verzuimbeheer: Een overzicht van verzuim kan patronen zichtbaar maken en helpt bij het opstellen van een passend verzuimbeleid.
8 Tips voor een volledig en correct personeelsdossier
1. Houd het dossier altijd up-to-date
Het bijwerken van het personeelsdossier is een doorlopend proces. Voeg na elk beoordelingsgesprek, functioneringsgesprek, of als er wijzigingen zijn in de arbeidsovereenkomst, direct de relevante documenten toe. Dit voorkomt dat je later terug moet zoeken naar informatie of documenten mist in het geval van een geschil.
2. Werk met een checklist voor volledigheid
Een personeelsdossier moet compleet zijn. Gebruik daarom een checklist met de essentiële documenten en gegevens die in ieder dossier moeten staan. Denk aan:
- Arbeidsovereenkomst en eventuele wijzigingen
- Beoordelingen en verslagen van functioneringsgesprekken
- Eventuele waarschuwingen en afspraken
- Verzuimregistratie en re-integratieverslagen
- Opleidings- en cursusdocumenten
Met een checklist zorg je ervoor dat er geen belangrijke informatie ontbreekt en dat elk personeelsdossier aan dezelfde standaard voldoet.
3. Waarborg de privacy en beveiliging van gegevens
Het personeelsdossier bevat veel gevoelige informatie. Zorg ervoor dat deze gegevens goed beveiligd zijn en dat alleen bevoegde personen toegang hebben. Volgens de AVG-wetgeving is het verplicht om privacygevoelige gegevens te beschermen. Overweeg bijvoorbeeld om met een digitaal HR-systeem te werken dat beveiligd is en logt wie toegang heeft tot het dossier. Vermijd het opslaan van papieren dossiers op een open of slecht beveiligde locatie.
4. Zorg voor transparantie richting de medewerker
Medewerkers hebben recht op inzage in hun personeelsdossier. Informeer hen over welke gegevens worden opgeslagen en waarom dit nodig is. Dit draagt bij aan een open werkrelatie en voorkomt misverstanden. Je kunt medewerkers ook betrekken bij het dossier door hen de mogelijkheid te geven documenten in te zien en suggesties te doen.
5. Leg afspraken en waarschuwingen schriftelijk vast
Het kan voorkomen dat er afspraken worden gemaakt over verbeterpunten in het functioneren of gedrag. Leg dit altijd schriftelijk vast in het dossier, zodat beide partijen later kunnen terugkijken op wat er precies is besproken. Dit kan belangrijk zijn als er later stappen nodig zijn, zoals een officiële waarschuwing of een verbetertraject. Vermeld ook de uitkomst van het gesprek en eventueel gemaakte afspraken.
6. Documenteer belangrijke prestatie-indicatoren
Gebruik het personeelsdossier om belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) en persoonlijke ontwikkelingsdoelen vast te leggen. Dit maakt het eenvoudiger om bij beoordelingsgesprekken objectieve feedback te geven en de voortgang te volgen. Een dossier waarin doelen en prestaties systematisch zijn vastgelegd, kan bovendien helpen bij loopbaanplanning en promotiebeslissingen.
7. Bewaar documenten volgens de wettelijke bewaartermijnen
Volgens de wet zijn er voor bepaalde documenten bewaartermijnen waar je als werkgever rekening mee moet houden. De meeste personeelsgegevens moeten vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaard blijven, terwijl salarisgegevens zeven jaar bewaard moeten worden. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de geldende bewaartermijnen en verwijder verouderde documenten om aan de wetgeving te voldoen.
8. Kies een gebruiksvriendelijk digitaal systeem
Het bijhouden van personeelsdossiers kan een tijdrovende klus zijn. Overweeg daarom om een HR-systeem te implementeren waarin je dossiers digitaal kunt bijhouden en automatisch documenten kunt uploaden en beheren. Veel HR-systemen bieden handige functies voor het instellen van meldingen en herinneringen, zodat het dossier altijd up-to-date blijft.
Een personeelsdossier is dus meer dan een verzameling papieren
Het is een strategisch hulpmiddel voor werkgevers om de werkrelatie met hun medewerkers te beheren. Door het dossier zorgvuldig en correct bij te houden, biedt je zowel jezelf als je medewerkers duidelijkheid en bescherming. Een compleet en up-to-date personeelsdossier zorgt ervoor dat je op elk moment inzicht hebt in de werkrelatie en voorkomt juridische problemen bij conflicten.
Hulp nodig bij het opzetten van een goed en werkbaar systeem om je personeelsdossiers bij te houden? Dan staan wij natuurlijk graag voor je klaar!
Benieuwd naar onze andere blogs? Neem eens een kijkje op onze nieuwspagina. Actief op de hoogte blijven? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.
