‘Hoor wie klopt daar zachtjes tegen het raam?’ Het is de fiscus!
Zijn strooigoed, speculaas, chocoladeletters en andere consumpties die werkgevers aan hun werknemers, partners en kinderen uitdelen fiscaal belast horen wij je denken?
Op het moment werkgevers een sinterklaasfeest voor kinderen van hun werknemers regelen, dienen werkgevers de fiscale regels goed in de gaten te houden. Voorkom dat je geconfronteerd wordt door de fiscus met een naheffing en een boete!
Intern of extern?
Nihil waardering
Zodra het feest plaatsvindt op de werkplek of een andere ruimte binnen de vestiging van de werkgever; zoals een bedrijfskantine, geldt voor consumpties een nihil waardering. Deze nihil waardering geldt ook voor de partner en de kinderen van de werknemer.
Normaal gesproken is alles wat een werkgever verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt voor de dienstbetrekking; loon. Echter om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen die op de werkplek ter beschikking worden gesteld in de vrije ruimte vallen, zijn er een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze nihil waarderingen gaan niet koste van de vrije ruimte.
Vrije ruimte
Zodra het feest wordt gehouden op een externe locatie? Dan moet de waarde van de consumpties, en de overige kosten van het feest, bij het loon van de werknemers worden opgeteld; of als eindheffingsloon worden ondergebracht in de vrije ruimte. Ook voor het inhuren van een externe sinterklaas of kerstman valt onder deze regeling.
De vrije ruimte is de ruimte die een werknemer heeft om onbelast vergoedingen en verstrekkingen te doen. Het totale bedrag aan onbelaste vergoedingen dient onder de 1,2% te blijven van de loonsom van alle medewerkers samen. In 2020 zal deze ruimte worden verhoogd; zie https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/werkkostenregeling-wkr.
Geschenken voor thuis
Indien een werknemer cadeautjes of versnaperingen meekrijgt voor thuis, ongeacht waar het sinterklaasfeest zich plaatsvindt, valt dit onder belast loon.
Een werkgever dient de waarde van deze goederen in het economische verkeer zien te achterhalen en bij het loon van de werknemer te tellen, normaal te belasten, of aan te wijzen als eindheffingsloon en dit ten laste van de vrije ruimte laten komen.
Wij raden jullie aan om voor de laatste optie te kiezen, ‘het aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte’, omdat het vaak niet wenselijk is een bedrijfsfeest gedeeltelijk op de loonstrook van een werknemer te zetten.
Zijn er afwijkende regels?
Indien er voor een sinterklaasfeest gezinnen van uitzendkrachten en gezinnen van freelancers zijn uitgenodigd; dan kunnen de kosten die de werkgever heeft voor deze personen niet vallen onder de vrije ruimte. De werkkostenregeling (een overkoepelende term voor alle regels en begrippen die hierboven staan beschreven) geldt slechts voor eigen werknemers die bij een organisatie op de loonlijst staan.
Om bijvoorbeeld een Sinterklaasfeest voor deze specifieke medewerkers onbelast te laten, dient een werkgever de eindheffing toe te passen voor verstrekkingen aan zakelijke relaties; die werknemers ook tegelijk en voor dezelfde gelegenheid ontvangen. Het is noodzaak dat werkgevers een ‘niet-werknemer’ hieromtrent informeert.
Rekenvoorbeeld:
De fiscus heeft bepaald dat de ‘normale’ kosten voor een Sinterklaasfeest binnen €136,- per deelnemer blijven. De werkgever betaald dan per externe kracht 45% eindheffing over de werkelijke kosten. Op het moment de kosten hoger zijn dan €136,-? Dan is over de hele waarde van het feest per externe deelnemer 75% eindheffing verschuldigd. Deze regels gelden ook voor kerstpakketten.
